Offre d’emploi : Responsable adjoint du service Population/État civil (H/F)

Imprimé depuis www.andenne.be le 17 octobre 2021


Offre d’emploi : Responsable adjoint du service Population/État civil (H/F)

 

La Ville d’Andenne recrute un.e Responsable adjoint.e (H/F) dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée temps plein pour son service Population/Etat civil.

Ce service se compose d’un Responsable et de 5 employés qui reçoivent, écoutent et gèrent les demandes de plus de 27.000 Andennais. Il s’agit du service le plus fréquenté de l’Administration.

Les missions du service portent sur l’accueil du public, l’information du citoyen et la délivrance de documents en matière de population et d’état civil.

En tant que Responsable adjoint, vous serez chargé.e d’effectuer les missions générales qui incombent au service mais également d’épauler puis de remplacer à moyen terme le Responsable de service en ce qui concerne d’une part, l’organisation du service et d’autre part, l’étude et la mise en application des réglementations en vigueur dans les domaines de compétences du service.

 

Votre fonction

Vos missions s’effectueront sous la responsabilité directe du Responsable du service Population/Etat civil et en étroite collaboration avec celui-ci.

Ces missions sont les suivantes :

  • Organisation des services et management : remplacer le responsable en cas d’absence et l’épauler dans l’ensemble de ses missions, notamment :
    • Distribuer et superviser les activités et tâches de l’équipe
    • Organiser (gestion du planning notamment) et coordonner les activités du service
    • Veiller à la mise en œuvre des directives des autorités
    • Organiser et animer les réunions intra et interservices
    • Développer la polyvalence et la cohésion d’équipe
    • Formuler des propositions d’amélioration du service (fonctionnement interne, communication, …)
    • Réaliser l’entretien d’évaluation et/ou le bilan de compétences des agents du service, en concertation avec son supérieur hiérarchique et dans le respect des échéances
  • Analyse et suivi juridiques
    • Opérer une veille juridique et assurer le respect des lois et réglementations spécifiques au domaine d’activités
    • Actualiser les documents types en fonction des évolutions de réglementations
    • Examiner la portée juridique des modifications de règlements, documenter l’ensemble du service sur les nouvelles législations en vigueur, vulgariser au besoin
    • Analyser les dossiers traités par le service et apporter conseils et solutions aux collègues
    • Rendre des avis juridiques afin d’aider les décideurs à se positionner
    • Assurer le suivi des dossiers contentieux et procédures juridiques du service
  • Gestion courante et de dossiers :
    • Encoder les données au Registre national et dans la banque des Actes de l’Etat Civil
    • Gérer et mettre à jour des Registres de Population et des étrangers
    • Effectuer le suivi des E-services (démarches administratives effectuées en ligne par les citoyens)
    • Préparer les élections (suivi administratif et pratique)
    • Gérer les procédures de marchés publics
    • Participer à l’élaboration et à la révision des règlements communaux relatifs au service
  • Accueil du public et traitement des demandes :
    • Accueillir (y compris par téléphone) les citoyens, les orienter et les renseigner
    • Délivrer les documents officiels au guichet de la population et effectuer les démarches y relatives en matière de changement de domicile, extraits tirés du registre de la population et des étrangers, copies conformes, légalisations de signature, certificats d’identité, permis de conduire, extraits de casiers judiciaires, passeports, changement de prénom et de genre, mariage, cohabitation légale, reconnaissances pré et post natale, cessation de cohabitation légale, don d’organes, …
    • Assurer le suivi des dossiers et investiguer au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôler les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels
    • Veiller à la qualité de l’accueil des visiteurs/usagers notamment en proposant des adaptations/améliorations
    • Célébrer les mariages (y compris les samedis)
  • Suivi administratif lié aux impératifs de la fonction : rédiger et assurer un suivi de mails, courriers, rapports, délibérations et procéder au classement

 

Votre profil

Formation et expérience professionnelle

  • Vous êtes titulaire d’un master en droit, sciences politiques, sciences administratives ou gestion publique avec plus de 3 années d’expérience probante.
  • Toute expérience dans une fonction similaire constitue un sérieux atout.

 

Connaissances/compétences spécifiques

Vous disposez des aptitudes suivantes :

  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit) et orthographe irréprochable
  • Bonne capacité rédactionnelle, d’analyse et de synthèse
  • Autonomie dans le respect du cadre hiérarchique et de l’esprit d’équipe
  • Grand sens de l’organisation et structuration personnelle (rigueur et précision)
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautique courants (suite Office, Outlook, …). La connaissance des outils « Saphir », « Belpic », « Belpas » et « Mercurius » peut constituer un atout.
  • Intégrité et professionnalisme
  • Droiture, réserve, respect de la réglementation et confidentialité des données traitées
  • Capacité à réagir de manière assertive et neutre
  • Contact aisé et apprécié avec le public, civilité
  • Capacité d’organisation et de gestion de service (notamment proposer, concevoir et mettre en œuvre des nouvelles méthodes d’organisation efficaces en fonction des activités et tâches du service)

 

Votre contrat

  • Vous serez engagé(e) sous contrat à durée indéterminée. Il s’agit d’un temps plein, à raison de 38 heures par semaine. La fonction inclut des prestations le samedi.
  • Votre salaire correspondra au niveau A1 de la R.G.B.
  • Entrée en fonction immédiate.

 

Avantages

Cadre de travail agréable, dans une Institution qui se veut dynamique et investie dans les nouvelles technologies que ce soit en matière de communication, de visibilité, de nouvelles procédures plus participatives, …

Régime de congés avantageux du secteur public. Prime de fin d’année. Deuxième pilier de pension. Offre de formation continuée.

 

Modalités pour votre candidature

Les candidatures complètes (lettre de motivation, CV, diplôme(s)) doivent être introduites par courrier électronique  à l’adresse recrutement@ac.andenne.be à l’attention de Monsieur Cédric DECEULENEER, DRH, pour le 24 octobre 2021 à minuit au plus tard.

 

Ville d'Andenne

A votre service

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contact@ac.andenne.be
Place des Tilleuls 1
5300 Andenne
Téléphone :085/84.95.30

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